Правила на GAAP за лош дълг

Когато притежавате бизнес, бихте искали да мислите, че всеки клиент, който ви дължи пари, ще плати изцяло. В действителност обаче определен процент от клиентите вероятно ще изпълнят задълженията си. Признавайки това, финансовите счетоводни стандарти, известни като GAAP - общоприети счетоводни принципи - включват процедури за оценка, отчитане и евентуално отписване на лоши дългове.

Сметки

Когато клиентите дължат на вашите бизнес пари, този дълг е включен в баланса ви като актив, наречен вземания или „A / R“. Съгласно GAAP от време на време трябва да оценявате неплатените си вземания - да речем, веднъж годишно или веднъж на тримесечие - и да изготвяте прогноза за това колко от общата сума смятате, че вероятно няма да можете да съберете. Компаниите правят своята оценка въз основа на миналия опит.

Разходи за лош дълг

При GAAP, когато правите продажби на клиенти, веднага разпознавате приходите във вашия отчет за доходите - дори когато клиентите не плащат веднага. Когато не можете да събирате по сметки на клиенти, трябва да отчетете разход, за да компенсирате приходите, които сте отчели по време на продажбата. Това е известно като „разход за лош дълг“. Но тук става трудно: Не чакате сметките да се развалят, преди да отчетете разход. По-скоро отчитате разход въз основа на прогнозата, до която сте стигнали, когато сте анализирали вземанията си. Да предположим, че имате $ 50 000 в A / R и вашият анализ предполага, че $ 1,500 няма да бъдат събираеми. GAAP изисква незабавно да докладвате, че разходите за лоши дългове в размер на 1500 щ.д. Не знаете кои конкретни сметки ще се развалят, но знаете, че някои ще го направят, и GAAP настоява, че вашите финансови отчети отразяват това.

Надбавка за съмнителни сметки

В съчетание с вземанията в типичните счетоводни книги на компанията е специална сметка, наречена „надбавка за съмнителни сметки“ или „надбавка за несъбираеми сметки“. Това е „контра актив“, което означава, че компенсира салдото в друга сметка на актива - в този случай A / R. Сумата, която отчитате като разход за лош дълг, влиза в тази надбавка. Продължавайки с примера, ще имате салдо по вземания от $ 50 000 с надбавка от $ 1500. Съгласно GAAP, вашият баланс трябва да отчита A / R "нетно от квотите". Така вашият баланс ще покаже нетни вземания от 48 500 $.

Отписвания

В един момент всъщност ще считате акаунт за несъбираем. Когато това се случи, вие „отписвате“ акаунта. Да речем, че решавате, че конкретен дълг от 100 долара не може да бъде събран. Първо, намалявате вземанията си със $ 100. Също така намалявате надбавката за съмнителни сметки със $ 100. Така в примера салдото по вземанията ви ще падне до $ 49 900, докато надбавката ще падне до $ 1400. Имайте предвид обаче, че вашите нетни вземания остават същите: $ 49 900 - $ 1 400 = $ 48 500. Това отписване се извършва само в баланса. Вече сте отчели разхода за лош дълг, така че няма влияние върху отчета за доходите.

Корекции

Ако все още има пари, "останали" в надбавката за съмнителни сметки при следващия преглед на A / R, може да успеете да отчетете по-малък разход за лош дълг. Например, да речем, че надбавката има 500 долара, когато провеждате редовния си преглед. Ако установите, че $ 1300 от вашите акаунти са несъбираеми, трябва само да отчетете разход за лош дълг от $ 800, който връща надбавката до необходимите $ 1300. От друга страна, ако вашата надбавка свърши по-бързо от очакваното между прегледите и трябва да отпишете повече лош дълг, ще трябва да попълните надбавката, като вземете незабавно допълнителен разход за лош дълг.