beonlinebyhp.com

Базираното на фондове счетоводство или счетоводното отчитане на фондове е система, използвана от организации с нестопанска цел и държавни агенции за управление на парите си. Фондовото счетоводство се различава по предназначение от системата, използвана в редовния бизнес с нестопанска цел, тъй като целта е да се запази отчетността и да се проследи как се използва финансирането, вместо да се следи рентабилността на дадена компания. Независимо дали е свързан с организация с нестопанска цел или дарител, който допринася за различни благотворителни организации, научаването за счетоводството на фондове ще ви помогне да разберете финансовата структура на този тип организации.

Кой използва счетоводството на фонда?

Тъй като целта на счетоводството на фондовете е да управлява дарения, финансиране от външни източници или приходи от набиране на средства, организациите, които не работят с печалба, използват този счетоводен метод. Някои обекти, които могат да използват тази система, включват:

• Благотворителни организации
• Църкви или религиозни институции
• Държавни агенции или правителства
• Нестопански домове за възрастни хора или болници
• Образователни институции
• Основи за изкуствата

Бюджети, програмиране и набиране на средства

Когато организация с нестопанска цел създава своята структура на фонда, тя създава отделен фонд за всяко основно подразделение или функция в организацията. Примери за средства могат да включват:

• Общ фонд: Използва се за рутинни управленски разходи на организацията.
• Фонд на дълготрайните активи: Използва се за поддръжка на сгради, разширяване на съоръжения, оборудване и др.
• Набиране на средства: Средства, използвани за набиране на допълнителни доходи, поддържане на връзки с донори и др.
• Програмни средства: Използва се за изпълнение на програмите и услугите на организацията.

Във всеки от тези фондове може да има подкатегории, които се кодират и проследяват отделно. Например, църквата може да има разнообразни програми, предлагани на няколко групи хора, като Детско програмиране, Семейни дейности или Обществени контакти. Всяка група ще има своя собствена подкатегория в рамките на програмния фонд. След като бъде създаден бюджет, на всяка група ще бъде отпусната конкретна сума пари, която те биха могли да похарчат за своите програми през цялата година.

С напредването на годината парите, похарчени от всяка група, ще бъдат записани в съответния фонд. Ако приемем, че счетоводната книга се поддържа актуална, по всяко време на годината управителят на средствата на тази група трябва да може да види точно колко пари са похарчени, за какво са похарчени и колко пари остават във фонда . Този тип подробно счетоводство помага на членовете да се придържат към бюджета, като същевременно гарантира, че средствата се изразходват внимателно за всяка определена цел.

Видове категории фондове

В рамките на счетоводството на фонда има два вида фондове, ограничени и неограничени, всеки от които определя как и кога могат да бъдат изразходвани парите.

1. Ограничени средства: Ограничените средства обикновено се определят за конкретна цел от дарителя или фондацията, отпускаща безвъзмездна помощ. Средствата трябва да се влагат само в специално определения фонд и след това да се използват само за тази цел. Например, ако дарител даде 5000 долара за закупуване на нови компютри, парите не могат да бъдат използвани за закупуване само на няколко компютъра, а след това и на нови бюра и столове. Ограничените средства съществуват в две форми.

• Временно ограничени средства: Тези средства често са или за конкретна цел, или за използване през определен период от време, да речем в рамките на една година. Те могат да бъдат повдигнати по време на конкретна кампания с определена цел и дори да включват широко използване. Например, по време на кампания за подобряване на капитала, когато дадена организация се надява да разшири сградата си, да закупи нови мебели и да подобри оборудването, има различни нужди, които тя може да съобщи на своите дарители. Всеки, който дава на тази кампания, трябва да очаква, че дарението им ще бъде насочено само към тези специфични разходи.

• Постоянно ограничени средства: Средствата, които носят постоянно ограничение от донора, никога не се изчерпват, а продължават за неопределено време. Тези дарения фондове функционират като инвестиционни сметки, където дарението печели лихва. Приходите, спечелени от тези средства, могат да бъдат изразходвани за задоволяване на нуждите на организацията, но първоначалната сума на дарението може да не бъде засегната.

2. Неограничени средства: Парите в тази категория могат да се използват за всякакви нужди в рамките на организацията. Тези средства могат да бъдат вложени в общ оперативен фонд или определени за други специфични фондове по преценка на управителния съвет. Неограничени средства също могат да се преместват, ако има нужда в определена област.

Салда във всеки от тези фондове също ще трябва да се отчитат във формулярите на IRS в края на годината за организации, освободени от плащане на данък върху доходите. Връщането на информация, формуляр 990 на IRS, е начинът, по който организациите с нестопанска цел отчитат своите финансови дейности, поддържат спазването на федералните разпоредби и показват отчетност пред обществеността. Тези връщания са отворени за обществена проверка.

Правила за дарения

Когато дарителите дават подарък на организация с нестопанска цел, те трябва да уточнят дали имат някакви ограничения върху фондовете. Това обикновено се прави под формата на писмо за подарък. Ако обаче дарител не уточни как трябва да се използват парите, тогава организацията е свободна да разпредели дарението между всеки от своите фондове, както намери за добре.

Банкови сметки и счетоводство на фондове

Фондовото счетоводство, въпреки че е специализирана система за проследяване на вътрешните разходи, не изисква никакви специализирани банкови правила. Организацията не трябва да поддържа отделни банкови сметки за всеки от своите фондове в рамките на организацията с нестопанска цел; индивидуалните сметки биха включили много повече работа и разходи. За да бъде просто, всички парични средства на организацията могат да се съхраняват в една банкова сметка. Само проследяването на тези пари трябва да бъде разделено на сегменти.

Единственото изключение от това могат да бъдат фондовете, които са част от трайно ограничен дарен фонд. В тази ситуация паричен подарък се инвестира в отделно превозно средство с лихви. Лихвата, която се натрупва, може да се използва за нуждите на нестопанската организация, както е определено, но принципът трябва да остане инвестиран.

Съответствие с отпуснатите средства и докладване

Навременното и точно отчитане на начина, по който се използват средствата, е от съществено значение за организации с нестопанска цел, които получават безвъзмездни средства от фондации или други организации. Почти всички безвъзмездни средства изискват получателите да правят подробни отчети за това как са изразходвани подарените пари. Те също трябва да предоставят подробности за това как подаръкът е повлиял на програмите и целите на организацията. Поради тази причина всички разходи трябва да бъдат записани в съответния фонд. Липсата на точен запис на парите за безвъзмездна финансова помощ и след това правилното отчитане на начина, по който те се изразходват, може не само да застраши бъдещите вноски за безвъзмездни средства, но и статут на освободена от данъци организация с нестопанска цел.

Специализиран софтуер за счетоводно отчитане на средства

Въпреки че не е строго необходимо да се използва счетоводен софтуер, специално проектиран за организация с нестопанска цел, софтуер с уникални функции, предназначени да отговорят на нуждите на организация с нестопанска цел, може да се окаже полезен. Терминологията в програмите често се привежда в съответствие с нестопанска реч и много пакети предлагат функции, които помагат за проследяване на даренията, създаване на бюджети по фондове и издаване на донорски писма. Направете проучването си, преди да направите покупка, за да сте сигурни, че ще получите необходимите функции, без да плащате за екстри, които наистина няма да ви бъдат от полза.