Основни счетоводни процедури

Счетоводна система проследява и контролира приходите и разходите на даден бизнес. Счетоводните системи могат да бъдат толкова прости, колкото химикалката и тефтерчето, и могат да бъдат толкова сложни, колкото международен счетоводен персонал, използващ най-новите технологични постижения. За собствениците на малък бизнес спазването на набор от основни счетоводни принципи може да бъде ефективен начин за натрупване на опит в управлението на сметките на вашата компания.

Събиране на финансови документи

Финансовите записи са жизненоважни във всяка счетоводна система. Малкият и големият бизнес трябва да въведат системи, за да гарантират, че всички приходи и разходи се записват по някакъв начин, физически, по електронен път или и двете.

Важните финансови документи включват касови касети, фактури, входящи сметки, записи за заплати, данъчни формуляри и касови бележки. Финансовите документи могат да произхождат от различни места и служители. Въведете система, която да гарантира, че тези документи се насочват своевременно към централен счетоводен отдел.

Публикуване на транзакции

Традиционно счетоводителите използват финансови документи за ръчно въвеждане на транзакции в различните сметки в счетоводната система на компанията. Въпреки че това все още е вярно до известна степен, голям брой бизнеси са се възползвали от технологичните решения за автоматично осчетоводяване на транзакции.

Собственият софтуер за автоматично поръчване например може да бъде настроен за автоматично коригиране на сметките в счетоводната система чрез фирмената мрежа. В този случай счетоводителите използват финансови документи, за да проверят счетоводните записи и да разследват всички несъответствия.

Изравняване на акаунта

Проверката на вашите сметки по външни записи трябва да бъде редовна дейност в счетоводен отдел. Проверката на вътрешните записи на активите на компанията спрямо извлеченията от банкови сметки и инвестиционен портфейл може да предупреди вашия счетоводен екип за всякакви разлики между тях, както и проверката на записите на вашите задължения със записите на вашите доставчици.

Задължения и вземания

Задълженията се състоят от всички пари, дължими от вашата компания на нейните доставчици и заемодатели. Вземанията са точно обратното и се състоят от всички пари, дължими ви от клиенти и други длъжници. Изчерпателната счетоводна система включва системи за проследяване на падежите и състоянията на задълженията и вземанията и дори може да бъде настроена за автоматично плащане на сметките навреме или изпращане на известия до притежатели на просрочени сметки.

Вътрешно и външно отчитане

Създаването на отчети за мениджмънта, инвеститорите и други заинтересовани страни на компанията е жизненоважна функция на счетоводната система. Вътрешните доклади помагат на мениджърите при вземането на решения, като представят оперативни данни по стратегически подходящ начин, позволявайки им да забележат тенденции и области на потенциално подобрение.

Публично търгуваните корпорации трябва да представят редица финансови отчети на федералните власти през цялата година, включително годишния отчет, формуляр 10К. Дори частни компании обаче може да се окажат задължени да създават доклади за външни заинтересовани страни, като заемодатели и частни инвеститори.