Политиките за фирмено възстановяване на разходите за храна

Малкият бизнес разчита на служителите да пътуват или да се срещат с клиенти, за да развият бизнеса си и това често може да доведе до бизнес срещи по време на хранене. Служителите, които правят разходи за хранене, очакват от работодателите си да ги възстановят. Ключовото значение за работодателите е да разработят политики за възстановяване на разходите за храна, които гарантират, че разходите за храна на служителите не са прекомерни и че възстановяванията се подават своевременно и подробно.

Искане за възстановяване на суми

Повечето компании изискват от служителите да представят отчет за разходите, в който подробно се посочват разходите им за хранене. Заедно с формуляра служителят трябва да приложи необходимите разписки за разходите си за хранене. Тези доклади отиват при нейния ръководител, който трябва да одобри разходите, преди да ги предаде на отдела за задължения на компанията.

За да се съобразят със сроковете за плащане, служителите разполагат с определен период от време, за да представят своя отчет за разходите, за да бъдат възстановени. Този период може да бъде между 30 дни и 90 дни след разходите за хранене. За собствениците на малък бизнес е най-добре те да представят отчети за разходите преди края на месеца, за да могат да бъдат обработени. Цикълът за затваряне на месеца може да бъде на седем дни, така че подпомагането на разходите трябва да бъде поне три дни преди началото на този цикъл.

Постъпления

Политиките на компанията по отношение на възстановяването на храна могат да бъдат снизходителни по отношение на разписките, които служителят трябва да представи с отчета си за разходите. Например, ястията, които струват по-малко от 5 долара, често не се изискват да бъдат придружени с касова бележка. Въпреки това, ястията, които струват над 30 долара, почти винаги изискват касова бележка. Ако работодателят плаща с кредитна карта, може да се изисква разписка с детайли, а не само разписка на кредитната карта.

Максимални суми

Компаниите, които позволяват на служителите да бъдат възстановявани разходите за хранене, често определят лимити за това колко ще бъде възстановено на служителя. По принцип служителите могат да ядат три пъти на ден - закуска, обяд и вечеря. Докато разпределените суми варират в широки граници, Наръчникът на служителите отбелязва, че те са 12 долара за закуска и обяд на ден и 30 долара за вечеря на ден.

Закуските или между храненията обикновено не се покриват, нито алкохолните напитки. Тези максимални суми могат да бъдат коригирани, ако служителят вдига раздела като част от бизнес среща с други колеги в компанията. Същото важи и ако служителката покрива храненето за клиент, когото извежда, за да яде като част от бизнес среща.

Документация

Служителят ще трябва да документира името на ресторанта и датата на храненето като част от отчета си за разходите.

Освен това политиките за възстановяване на храна могат да изискват от служителя да документира имената на всеки друг, присъстващ на храненето. Това се изисква не само от компанията, но и от Службата за вътрешни приходи. Името, титлата и фирмата на лицето трябва да бъдат документирани, заедно с името на ресторанта.

Местоположение

В зависимост от града, в който служителят се храни, максималната сума, която може да похарчи за храненето си, може да бъде по-висока или по-ниска. Много компании осъзнават, че цената на храненето ще бъде по-висока в град, където цената на живот е по-висока. За да компенсират тази разлика, компаниите ще позволят на служителите, които пътуват до места с по-високи разходи за живот, да могат да харчат повече за хранене, ако е необходимо.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found