beonlinebyhp.com

Всеки бизнес зависи от определени „дадености“, които варират от задържане на ключов персонал, планиране на извънредни ситуации и договорености за кредити. Но какво се случва, когато сравнително млад изпълнителен директор загине при инцидент или когато земетресение унищожи централата на компанията? Или, когато кредитна линия е неочаквано отменена? На практика има безкраен брой неща, които могат да се объркат и да повлияят негативно на бизнеса.

Има дори неочаквано добре неща, които могат да бъдат разрушителни - класически екземпляр е малкият бизнес, който получава огромен договор, далеч надхвърлящ сегашната способност на компанията да го изпълни. Плановете за действие при извънредни ситуации определят какво трябва да се случи, когато се случи едно или повече от тези неочаквани събития. Всеки бизнес - голям или малък - се нуждае от собствен уникален план за действие при извънредни ситуации.

Следващите примери разглеждат как изискванията на SEC за планове за действие при извънредни ситуации могат да повлияят на бизнеса.

Какъв е проблема?

Всеки непредвиден план отговаря на въпрос за даден проблем. В този случай SEC изисква всяка регистрирана инвестиционна консултантска фирма да има в архив планове, които да гарантират, че бизнесът може да продължи напред и да се справя по справедлив начин с клиентите си инвеститори в случай, че ръководителят на фирмата стане недостъпен поради смърт, сериозно заболяване или злополука . Въпросът е просто: Как фирмата ще се справи с нуждите на клиента, когато ръководителят на фирмата стане недостъпен?

Наличност на информация и данни

Първото нещо, което SEC изисква, е, че винаги ще има някои начини клиентите да имат достъп до своята информация в счетоводните сметки на фирмата, по-важното е отчетът за текущите дялови участия на всеки клиент, но също така и основна документация, свързана с данъчните съвети и пенсионното планиране. Планът за действие при извънредни ситуации се справя с тази необходимост по два начина:

• Той гласи, че цялата информация за клиента се съхранява на основния компютър на фирмата и че компютърът се архивира непрекъснато на отделно локално устройство и в облака. Предоставя се конкретна информация за извличане.

• В него се посочва, че записите на всички клиентски притежания също се поддържат в брокерската компания, където фирмата извършва всички сделки, и че всеки клиент има неограничен достъп до брокерските записи.

Този двуетапен план за наличност на данни гарантира, че ако сградата на фирмата бъде разрушена, информацията ще остане напълно достъпна извън обекта, както за фирмата, така и независимо за нейните клиенти. Тъй като кореспондентското посредничество на фирмата има същото задължение за предоставяне на информация, предоставено от SEC, както консултантската фирма, записите на клиентите, съхранявани в посредничеството, също са на разположение на място, поддържано от посредничеството. По този начин клиентските записи се съхраняват и поддържат непрекъснато на поне четири отделни физически места и в облака.

Алтернативни средства за комуникация между съветници и клиенти

SEC също така изисква всяка фирма да има алтернативно средство за комуникация с клиенти. Наличието на алтернативни средства позволява на фирмата да продължи да борави своевременно с клиентски сметки в случай на катастрофа. В допълнение към имейл адреса и телефонния номер на фирмата, фирмата поддържа пощенска кутия в друг град и периодично напомня на всеки от клиентите си за този алтернативен адрес. Ръководителят на фирмата има и специален акаунт за мобилен телефон, отделен от бизнес телефонния акаунт на фирмата или личния му мобилен номер и гарантира, че всеки клиент знае този независим номер.

Алтернативни комуникации между съветник и служители

В тази малка фирма само принципалът има право да търгува от името на своите клиенти; следователно не се изисква алтернативно средство за комуникация между главния съветник и един служител, за да се гарантира, че бизнесът може да продължи без прекъсване. Ако фирмата имаше множество регистрирани съветници, които обработват клиентски сметки, ще се изискват и съществуват алтернативни средства за комуникация, подобни на тези, необходими за главния съветник.

Нормативни изисквания за докладване

Тъй като бизнес записите се съхраняват на повече от едно физическо място и също се съхраняват в облака, където са на разположение независимо от местоположението на съветника. Докато съветникът е в сравнително добро здраве и здрав ум, няма вероятност физическо бедствие или извънредна ситуация да възпрепятстват малкото и от време на време регулаторни задължения за отчетност на фирмата.

Ако съветникът е сериозно болен, мъртъв или с несъстоятелен ум, съпругата на съветника - утвърден маркетинг специалист - разполага с инструкции за уведомяване на клиенти, които са й лично известни. Тя също така е инструктирана как да прекрати бизнеса като регистрирана институция, с уведомление до SEC. В този момент бизнесът ще спре и клиентите ще поемат отговорност за собствените си сметки с минимално прекъсване.

Достъп до средства в случай на прекратяване на фирмата

Клиентите имат непрекъснат и безпрепятствен достъп до фондове и записи по всяко време чрез кореспондентския брокер на фирмата.

Вземането за всички видове планове за извънредни ситуации

Този конкретен план за извънредни ситуации за малка регистрирана инвестиционна консултантска услуга предоставя добра информация за плановете за действие при извънредни ситуации като цяло:

• Всеки план за действие при извънредни ситуации възниква като отговор на конкретен въпрос тук: "Какви предпазни мерки съществуват за подреденото продължаване или прекратяване на тази услуга в случай на невъзможност на главния съветник да продължи бизнеса напред?"

• Всеки план за действие при извънредни ситуации предоставя специфични решения за един или повече особено въпроси.
• Планът адресира как компанията реагира вътрешно към събитието и също как реагира външно на събитието.
• По-изчерпателни планове за действие при извънредни ситуации вероятно се състоят от няколко различни конкретни планове като този в примера, всеки от тях разглежда специфична криза или неочаквано събитие.

Този конкретен план засяга два проблема, общи за много планове за действие при извънредни ситуации: загуба на данни и неспособност за лидерство. Други въпроси, които често се разглеждат в плановете за извънредни ситуации, са:

• природни бедствия (също подразбиращи се в примера)
• заплахи за обществената безопасност, наранявания на служители и клиенти и трудови злополуки като цяло
• лошо управление, умишлено или неволно
• отзивчиво планиране на специфични проблеми с отговорността на продуктите.