beonlinebyhp.com

Срещите се превърнаха в необходимост на много работни места. Всъщност, според проучване на Fuze през 2014 г., над 50 процента от служителите прекарват поне 13 часа седмично на срещи.

Истината е, че повечето срещи не са много продуктивни и всъщност присъстващите ги възприемат като безсмислени. Същото проучване показа, че 92 процента от служителите всъщност са използвали часове за срещи за изпълнение на други задачи. Очевидно те не смятаха, че срещите са много важни.

Има един вид среща, която обаче се отличава от другите. Това е сбирката.

Сбирката е известна с много имена, включително вратата на багажника, състава, предварителната смяна или изправянето. Може би най-ясната картина на сбирката е тази на футболен или баскетболен отбор, който се сгушва, за да създаде стратегия за играта и да повиши морала. Сбирката е съвсем проста и се характеризира със своята краткост и прецизност, що се отнася до стигането до въпроса. Тази среща е предназначена да позволи на всички в екипа да бъдат на една и съща страница. Те могат да обсъдят наболели проблеми, които трябва да бъдат обсъдени накратко, и след това се връщат на работа. Това е модификация на традиционната среща, тъй като тя се стреми да накара събранията да постигнат целта, за която първоначално са били проектирани: да помогне на всички да бъдат по-продуктивни и да накара работните процеси да се движат по-ефективно. Сбиването в екип е полезна алтернатива на традиционната среща. Той енергизира работното място и кара всички да пестят време, докато все още говорят за важни проблеми.

Форматът на типичното сбиране варира от екип на екип. Съществува обаче общ поток, който често се среща сред повечето от тях:

Първо, мениджърът започва с поздрав към екипа и им казва какви са очакванията им за деня. Той или тя ще каже на екипа какво трябва да се постигне за деня, както и върху какво трябва да се съсредоточи всеки член на екипа. След като приключите с приоритетите за деня, мениджърът ще прегледа приоритетите за седмицата. Този списък трябва да включва само най-важните приоритети и трябва да е кратък, в противен случай сбирката може да се превърне в дълга и скучна среща.

Постиженията, постигнати от екипа до момента, също трябва да бъдат признати. Ако някой от членовете на екипа се е откроил особено за усилията и постиженията си, те получават публични благодарности по време на сбирката на екипа.

Актуализациите на компанията също ще бъдат споменати за кратко по време на сбирката на екипа. Служителите получават шанс да говорят по време на сбирката. Те ще бъдат помолени да кажат върху какво възнамеряват да работят през деня и седмицата и каква е общата им стратегия за постигане на целите на компанията.

И накрая, служителите ще бъдат помолени да повдигнат всички проблеми, които имат, или да зададат всякакви актуални въпроси. Ако въпросът е от сложен характер или се отнася конкретно за човек или група, той ще бъде подреден след сбирката. Смисълът да го повдигнете по време на сбирката е да отговорите на това, на което може да се отговори бързо, и да решите с какво не може да се справи веднага, за да може да се обърне внимание по-късно.

Имайте предвид, че този формат не е написан с камък. Сутрешното ви сбиране трябва да бъде персонализирано за вашия екип и трябва да бъде каквото работи. Ако сбирката започне да възпрепятства производителността, вместо да я подобрява по предназначение, може би би било добра идея да смените формата и да опитате нещо различно.

Защо е важно сбирката на екип?

Сбиването в екип има много предимства:

Тя дава възможност на вас и вашия екип да обсъдите вашите планове, проекти, инициативи и политики и да зададете всички актуални въпроси, които може да имате.

Това дава на членовете на екипа поглед към това, което се очаква от тях днес, за разлика от далечното бъдеще, така че им дава усещане за насока, доколкото това, което те трябва да постигнат.

Помага да се даде на целия екип усещане за перспектива за напредъка, който вече са постигнали индивидуално и заедно, както и за напредъка, който трябва да постигнат в бъдеще.

Сутрешното сбиране на екипа е идеалното време да накарате всички на една и съща дължина на вълната и да им дадете морал за предстоящия работен ден. Сбиването в екип помага да се създаде усещане за единство в екипа.

Как ефективно провеждате срещи на персонала?

Първото нещо, което трябва да направите, е да си зададете някои важни въпроси. Всъщност има три основни въпроса, които ще ви помогнат да разберете как ефективно да проведете сутрешната среща:

• Колко често през седмицата трябва да се провежда сутрешната сбирка?
• Кой ще присъства на сутрешната сбирка?
• Колко дълго ще бъде сутрешното сбиване?

Докато търсите отговори на горните въпроси, има няколко съображения, които трябва да направите. Трябва добре да помислите дали е важно всяка сутрин да се сбивате в екип. Тъй като търсите ефективност, сбирката на екип през ден може да има толкова смисъл, колкото тази, която се провежда всяка сутрин. Не забравяйте, че броят на дните в седмицата, през които провеждате сбиване, не трябва да бъде зададен в камък. Консистенцията трябва да варира в зависимост от конкретния сезон. Ако сте в натоварен сезон, като например данъчен, тогава най-вероятно ще трябва да провеждате сбирки много по-често. От друга страна, ако сезонът е особено бавен, тогава не е нужно да провеждате сбирки толкова често и трябва да се съсредоточите върху провеждането на по-малко, но по-дълги срещи, за да стратегиите за посоката на компанията като цяло. Какъвто и брой дни да изберете да провеждате сбирката на отбора си за една седмица, той трябва да бъде толкова редовен, колкото можете, поне за този сезон. Ако работите по определен проект, може би можете да провеждате сбирки на екипи всяка сутрин. Въпреки това, тъй като проектът приключва, вместо това можете да се върнете към сбиране в екип два или три пъти седмично.

Помислете как да провеждате срещи за компания с голям брой служители. Ако служителите са не само многобройни, но и сегментирани в различни отдели, тогава би било добре да имате повече от една сбирка, всяка по различно време на деня и с различен отдел. Когато планирате сбирките си по този начин, улеснява всеки да получи възможност да говори по време на сбирки. Ако например работите в софтуерна компания, можете да провеждате различни сбирки на екипа за маркетинговия отдел, отдела за обслужване на клиенти и инженерния екип.

Сбирките в екипи са предназначени да се проведат за възможно най-кратко време и не трябва да отнемат твърде много време от работния ден. Всеки във вашата компания има своя собствена работа. Целият смисъл на провеждането на сбирка е да се уверите, че всички са на една и съща страница относно работата, която се очаква от тях. Въпреки това сбиването в екип не трябва да отнема твърде дълго. Всичко след 20 минути ще започне да се чувства като обикновена среща и сбирката на екипа ще изтощи енергията на отбора, вместо да ги съживи.

Уверете се, че сте задали времеви ограничения за сбирката на екипа и се постарайте да не нарушавате тези ограничения. Помага да не наричате сбирката „среща“ при никакви обстоятелства. След като започнете да го наричате среща, тя започва да се чувства като такава. Целият смисъл на сбирката в екип е да бъде кратък и ефективен по начин, обогатяващ производителността на компанията.

Бъдете възможно най-последователни в сбирките на вашия екип. Трябва да имате точно определено време от деня, когато ще се проведе сбирката на екипа, и определена продължителност от време, през което ще се провежда сбирката на отбора. Идеята тук е да превърнете сбирката в навик на вашия екип. Вашите служители трябва да знаят, че ще има сбиване в точно определено време в определен ден и това е редовно явление

Като цяло най-доброто време е сутрин. Сбиването може да се осъществи веднага след като служителите ви влязат в офиса. Можете също така да го задържите около час, след като всеки се е настанил в работата си. Можете да го държите и точно преди обяд. По всяко време, когато решите да го проведете, в идеалния случай трябва да е сутрин. Задръжте го по всяко друго време и сбирката ще победи собствената си цел, която е да накара всички на една и съща дължина на вълната за това, което се очаква от тях за предстоящия ден.

Какво трябва да обсъди екипът ми в сутрешните сбирки?

Няма фиксиран списък с ежедневни теми за сбиране, които трябва да обсъдите за сутрешната си сбирка. Конкретните теми, които обсъждате, очевидно ще зависят от спецификата на вашата компания. Има обаче някои предимства и недостатъци, които трябва да наблюдавате, когато провеждате сбирка в екип, за да запазите актуалността си.

Всеки трябва да получи шанс

Трябва да сте сигурни, че всеки ще има възможност да говори по време на сбирката на екипа. Позволете на всички членове на екипа да дадат кратко резюме на всичко, върху което работят през деня, състоянието на тяхната конкретна задача и всички препятствия, пред които могат да се изправят. Това обикновено ще сближи екипа ви и ще помогне на хората да се чувстват удобно да задават въпроси и да повдигат проблеми.

Несъмнено някои от членовете на вашия екип ще бъдат малко по-малко приказливи от други. Ако естеството на самото сбиране не е достатъчно, за да се коригира това, тогава внедрете някакъв процес, който гарантира, че всички говорят, като например да накарате всички да сложат дума в кръг. Можете дори да го направите малко забавно, като имате топка, която хвърляте по различни членове на екипа. Ако топката бъде хвърлена към член на отбора, тогава те трябва да говорят.

Всеки трябва да отстоява сбирката

Сбиването не е много сбиване, ако хората не стоят. Във всеки случай, изправянето ще направи членовете на екипа по-бдителни. Това също ще създаде натиска, от който се нуждаете, за да поддържате срещата кратка. Никой не иска да стои повече от 15 минути и това го тласка. За да е удобно за всички, дръжте всичко кратко и сладко. Трябва също да изясните всичко, което екипът не разбира, и да се уверите, че всички са на една и съща страница.

Не използвайте сбивания, за да планирате проекти или да провеждате преговори

Сутрешната сбирка не е времето за планиране на проекти или преговори. Всичко е свързано с днешния ден, така че основният ви фокус трябва да бъде събитията от деня. Въпреки това все още няма нищо лошо в това да засегнете няколко текущи проблема. Просто не навлизайте в дълбочина. Ако наистина имате нужда, насрочете среща за по-късно по време на сбирката.

Не отклонявайте от темата

Тъй като времето трябва да е кратко, не отклонявайте темата. Възможно е да има един или повече членове на екипа, които са склонни да разказват по теми, допирни до дневния ред на сбирката. За да избегнете подобни ситуации, имайте някакъв съгласуван звук или знак, който използвате, за да кажете на някого, че се отклонява от темата. Може дори да е забавен звук на телефона ви.