beonlinebyhp.com

Лошата комуникация на работното място уврежда взаимоотношенията и общата производителност. Силната комуникация предоставя точна информация по начин, който получателят може да разбере и да използва. Често слабата комуникация е резултат от неразглеждане на съобщението и неговия носител.

Изберете подходящата аудитория

Изборът на аудитория за вашето съобщение може да бъде сложен. Изпращането на имейл на всички в компанията, когато информацията ви засяга само около шест души, допринася за претоварените пощенски кутии. Всъщност може да прекарате остатъка от работния си ден в изчакване чрез непоискани и често безполезни мнения от всички, получили вашето съобщение.

В същото време не искате по невнимание да оставите някого извън разговора, ако той трябва да бъде част от него. Отделете време, за да обмислите кой да бъде част от среща, конферентен разговор или списък с имейли. Ако не сте сигурни, попитайте ръководителя си за обратна връзка или попитайте въпросното лице, ако иска да участва в дискусията.

Изберете правилния носител

Модерният офис предлага множество комуникационни носители, включително имейл, незабавни съобщения и текстови съобщения, дискусии лице в лице, телефонни разговори и видеоконференции. За съжаление, всички тези избори могат да попречат на комуникацията, вместо да я улеснят. В резултат на това хората във вашия офис могат да изберат медията, с която лично се чувстват най-удобно, а не тази, която е най-подходяща за съобщението.

Пример за това е предаването на лоши новини на служител. Ако вие или някой от вашите мениджъри трябва да уволните работник, да го информирате за неуспех на проекта или да обясните, че той не е получил повишението, което е искал, говорете с него лице в лице. Срещата със служителя лично демонстрира състрадание и уважение, засилва сериозността на комуникацията и му позволява да задава въпроси.

Също така е важно да бъдете гъвкави и да превключвате носители, когато стане очевидно, че този, който използвате, вече не работи. Ако започнете да общувате по имейл, все пак установете, че сте неразбран или че изпитвате много взаимни обмени, опитвайки се да изясните подробности и да отговорите на въпроси, спрете имейлите. Вместо това се обадете на човека, с когото общувате, или спрете до бюрото му, за да продължите разговора.

Предоставете достатъчно подробности в имейлите

Желанието да се избягват прекалено дългите и сложни имейли е благородно. В същото време някои хора са склонни да изпращат имейли, които са твърде кратки и не успяват да предадат важна информация. Най-малкото имейл трябва да откроява критична информация и да предоставя на получателите документи или връзки, които те могат да използват, за да направят повече изследвания:

Примери:

Прекалено кратък имейл:

"Регламентите, уреждащи лицензионните такси за козметолози, са променени. Вижте тази връзка: //www.statecosmotologyboard.org за пълния текст на новия регламент."

Полезен имейл:

„Разбрахме, че в Грузия има промяна в таксите за лицензиране на козметологията. Новите такси влизат в сила от 1 октомври 2018 г .:

Таксата за нови лицензополучатели вече е 25 долара годишно.

Таксата за подновяване на лиценз е $ 20, дължима на всеки три години.

Взаимната такса за лицензиране (за тези, които искат да прехвърлят лиценза си от друга държава) е 25 долара.

Можете да прочетете пълния текст на уебсайта на отдела: //www.statecosmotologyboard.org. Кажете ми, ако имате въпроси. "

Използвайте правилен правопис, пунктуация и граматика

Лошият правопис, пунктуация и граматика не само правят комуникацията трудна за разбиране, но също така подкопава доверието в комуникатора. Всички във вашата организация трябва да бъдат насърчавани да използват инструментите за проверка на правописа и граматиката, включени в повечето програми за обработка на текст. Освен това работниците трябва да си позволят достатъчно време, за да произведат писмена комуникация, за да могат да четат и редактират работата си.

Проверете факти и информация

Дезинформацията може да навреди на морала на работното място и да доведе до скъпи грешки. Всички работници трябва да бъдат насърчавани да отделят време за проверка на информацията, преди да я предадат устно или писмено. Ако проверката не е възможна, от съществено значение е да се отбележи възможната неточност.

Примери:

Когато писателят не е сигурен във факта:

" Вярвам, че г-н Джоунс е служил в армията през 90-те години, но не мога да проверя това от неговото онлайн резюме. Имам обаждане до него с искане за разяснение и ще актуализирам всички, когато чуя. "

Когато информацията включва обещание, което може да не бъде изпълнено:

"Нашият доставчик ни каза, че можем да очакваме петдневен обрат по нашата поръчка, въпреки факта, че районът може да бъде засегнат от силни бури в средата на седмицата. Доставчикът ни увери, че разполагат с резервни системи, които ще им позволят произвеждат ризите. Въпреки това, мощността след ураган може да бъде нестабилна, затова смятам, че е най-добре да посъветваме нашия екип да се подготви за забавяне на доставката на продукт. "

Потърсете преглед на трета страна

Един недостатък на писмената комуникация е, че тя може да бъде по-податлива на погрешно тълкуване. Направете своята част, за да предотвратите недоразумения, като помолите другите да прочетат важни бележки, имейли и писма, преди да ги изпратите. Помолете вашите рецензенти да предоставят резюме на вашата комуникация: ако идентифицирате области, в които сте били разбрани погрешно, направете подходящи промени преди разпространението.