beonlinebyhp.com

Няма да можете да видите този електрически ток, но ще го почувствате. Ще го видят и вашите служители - ще го видите в момента, в който обявите, че вашият малък бизнес е готов да започне нов проект. Независимо дали става въпрос за проект за реконструкция, основен ремонт на уебсайт, нова рекламна кампания или някакъв брой инициативи, които сте обмисляли, няма нищо подобно на възможността проектът да ободри бизнеса с вълнение и очакване.

Докато вашето „публично лице“ се фокусира върху положителните страни, вие няма как да не скриете частни притеснения. От това, което сте чували от други собственици на малък бизнес, ръководителят на проекта ще контролира пряко вашите усилия и по същество ще стане вашият човек. Като собственик на бизнеса вие ще наблюдавате проекта и ще следите напредъка му. И така, как да се вслушате в предупредителните приказки, които сте чували за превишаване на разходите - без да изпитвате различен тип шок? Като научите за първите 10 причини, поради които проектите превишават разходите и как да се предпазите от тях, преди да излязат извън контрол.

Причина 1: Непланирани разходи

Толкова много неща могат да се случат между момента на подписване на договор и когато той бъде окончателно изпълнен. И всички те могат да повлияят на разходите за материали, оборудване и труд и режийни разходи, като административни, финансови и правни разходи. Непланираните разходи - независимо дали са неочаквани или пренебрегвани - могат да нарушат всеки проект.

Пазете се от това превишаване на разходите, като изграждате резерви и редовно проверявате договори за материали и доставчици срещу моделите на закупуване, които влияят на търсенето и предлагането и следователно на разходите. Успешните мениджъри на проекти не само създават перспективи за бюджета и разходите; те също ги проверяват постоянно, казва 4 Cast Plus, компания за управление на проекти. Това важи за „всяка индустрия, базирана на проекти, независимо дали се занимавате със строителство, ИТ или професионални услуги“, посочва компанията.

Причина № 2: Комуникационна разбивка

Това може да се случи сред всеки двама души, участващи в даден проект, но неразбирането, което в крайна сметка може да ви струва пари, най-вероятно ще се случи между ръководителя на проекта и друг служител с ключова роля. Не можете да бъдете в една и съща стая за всяка среща или да слушате всяко телефонно обаждане, но можете да бъдете подготвени и по други начини, така че да можете да се предпазите от една от основните причини за увеличаване на разходите при управлението на проекти.

Пазете се от превишаване на разходите, като държите ясния, организиран и подробен план на проекта на вашия ръководител на проекта по всяко време - и настоявайте другите участници в проекта да направят същото. Те трябва да запомнят „техните части“ и да се срещат поне веднъж седмично, за да преразгледат състоянието на проекта. И ръководителят на проекта трябва да бъде проактивен, да съобщава незабавно всички промени в плана и да дава „хедс-ъп“ за потенциални проблеми на хоризонта. Много по-малко вероятно е да възникне неправилна комуникация, когато всички са в „повишена готовност“.

Причина № 3: Промени в обхвата на проекта

Това е рядък проект, който с времето намалява; един проект почти винаги расте, а с този растеж и разходите. Много хора защитават „пълзенето на обхвата“, казвайки, че това трябва да се очаква, тъй като проектът започва да се оформя. Не се бийте с него; приемете го, казват те. На теория може да се съгласите, но какво ще кажете за това процъфтяващо дъно?

Пазете се от това превишаване на разходите, единственият възможен начин: Чрез определяне на строги правила за това колко промяна ще приемете и до коя дата - и след това ще останете при вашето решение.

Причина № 4: Подценяване на трудността или сложността на проекта

По-вероятно е да се случи с големи, скъпи проекти - типът със скрити „изненади“, които все още не са открити, като строителни проекти, които включват изкопни работи. Но подценяването може да оспори и по-малки проекти.

Пазете се от превишаване на разходите, като се уверите, че сте наели неподправен експерти, които да предприемат първоначалния преглед на вашия проект. Разбира се, дори експертите допускат грешки, но тези, които имат опит, са по-склонни да разчитат на своя опит, тъй като те смятат „ами ако?“ сценарии. Като шеф винаги е полезно да посещавате проекти, подобни на вашия - и да си правите обилни бележки за това, какво се е получило правилно и какво е могло да стане по-добре, ако тези ръководители на проекти са знаели тогава това, което знаят сега. И накрая, помислете за разбиване на проектите на по-малки, по-управляеми фази. Психологически може да бъде по-лесно за участниците в проекта да се приближат и изпълнят; на практика той може да принуди всякакви пролуки на повърхността по-скоро, отколкото по-късно.

Причина № 5: Нереалистични оценки на разходите

Подобно на плаването в лодка с течащо дъно, поставянето на платно по проект, който е недостигнат, на практика го запечатва за превишаване на бюджета (освен ако не се правят съкращения на други места).

Пазете се от превишаване на разходите, като от самото начало поставите проекта си в ръцете на опитна ръка и сравните офертата с цената на подобни проекти. След това помолете вашия ръководител на проекта да седне и да предостави изчерпателна разбивка на всеки компонент на проекта и свързаните с него разходи. Такова разкриване може да помогне за разкриване дори на случайни пропуски.

Причина № 6: Неадекватно финансиране

Можете да видите триумвирата да се формира пред очите ви: проект, чиято сложност е подценена, може да доведе до нереалистични оценки на разходите и след това до проблеми при финансирането. И ако финансирането изсъхне в средата на даден проект, то може да спре до край, което доказва, че управлението на проекти е част от изкуството, отчасти наука.

Пазете се от това превишаване на разходите, като имате откровен разговор с кредиторите си за това какво могат да направят, ако имате финансови проблеми. Наличието на резервен план - дори и да не ви е необходим - вероятно няма да е евтино, но може да ви спести много по-големите разходи за закъсал проект.

Причина № 7: Забавяне на проекти

По време на всеки проект е справедливо да очакваме поне няколко закъснения. Всички движещи се части и хората на практика гарантират, че нещо или някой няма да изпълни предвиденото. Но както със сигурност знаете, има голяма разлика между изолиран инцидент и повтарящ се проблем, който може да предизвика някои от най-разочароващите причини за увеличаване на разходите при управлението на проекти.

Причина № 8: Липса на лидерски опит

Може да е болезнено да „посочвате с пръст“, но понякога не може да се помогне. Собствениците на малкия бизнес искат и имат право на отчетност. Така че, когато даден проект излезе извън релсите поради липса на лидерство от страна на ръководителя на проекта, може да бъде болезнено очевидно кой е отговорен. Липсата на опит в управлението на проекти може да се разкрие по безброй начини: липса на планиране, лоша комуникация, неподчинение и пропуснати или неизпълнени срокове.

Пазете се от превишаване на разходите, като наемете опитен ръководител на екип, който се справя отлично в комуникацията (с вас) и който предоставя редовни актуализации на проекти.

Причина № 9: Липса на координация

Малко различно от липсата на лидерство, липсата на координация със сигурност може да бъде симптом за това. Но дори опитни ръководители на проекти могат да се разклатят, ако, както се казва, „дясната ръка не знае какво прави лявата ръка“. Липсата на координация най-често води до подхлъзване на задачите или дублиране на задачите, които и двете застрашават сроковете и на практика гарантират превишаване на разходите и забавяне на проекти.

Пазете се от това превишаване на разходите, като се уверите, че разполагате със система, която може да ви информира за състоянието на вашия проект по всяко време, както и за следващата задача от списъка. Рискът тук, разбира се, е, че бихте могли да се окажете в положението да трябва да влезете и да съдите. Може да се оправите с това като временен ход, а освен това: като собственик на малък бизнес, вие така или иначе вероятно имате личност за поемане на отговорност. Но трябва да ви помогне да запомните, че на вашия ръководител на проекта се плаща да ръководи и че той трябва да възстанови контрола върху проекта от ваше име.

Причина № 10: Липса на план за действие при извънредни ситуации

Сега може да звучи очевидно, но като много собственици на малък бизнес, можете да се противопоставите на съставянето на план за извънредни ситуации - „план Б" - когато сте заети да се опитвате да стартирате и извадите „план А". От друга страна, вашият ум може вече да е програмиран да мисли по отношение на резервни планове, само в случай, че нещата се объркат. Това качество ще ви послужи добре при проект, който изисква не само няколко ощипвания и ревизии, но и основен ремонт.

Пазете се от това превишаване на разходите, като отделите време за изготвяне на „план Б“, още от самото начало. План за действие при извънредни ситуации би могъл да ви послужи, както и способността ви да направите, като върнете проекта си на релсите, като намалите превишаването на разходите - и като поддържате това зареждане на електрически ток положителна, поддържаща сила за вашия малък бизнес.